Cuối tháng lại đi đòi chứng từ: sáu hoạt động tài chính và bộ hồ sơ của từng cái
6 phút đọcĐội ngũ vanhanhso
Mỗi tháng đi đòi chứng từ là triệu chứng, không phải bệnh. Bệnh là hồ sơ được gom theo THỜI GIAN thay vì theo NGHIỆP VỤ. Sáu hoạt động tài chính — Thu, Chi, Nhập, Xuất, Mua, Bán — mỗi cái có một bộ chứng từ tối thiểu; chuẩn hoá sáu bộ đó ngay lúc nghiệp vụ phát sinh là cách rẻ nhất để cuối tháng không còn gì để đòi.
Vì sao mỗi tháng lại phải đi đòi?
Vì hồ sơ đang được gom theo thời gian, còn chứng từ thì phát sinh theo nghiệp vụ.
Một lần bán hàng trả chậm đi qua tay bán hàng, kho và kế toán. Khi hồ sơ xếp theo tháng, bộ chứng từ của lần bán ấy nằm rải ở ba nơi, và không ai chịu trách nhiệm về việc nó có đủ hay không — mỗi người đều đúng phần của mình. Đến cuối tháng, kế toán là người duy nhất phát hiện ra thiếu, và cũng là người duy nhất đi đòi.
Xếp theo nghiệp vụ thì câu hỏi trở nên trả lời được ngay tại chỗ: lần bán này đã đủ hồ sơ chưa?
Sáu hoạt động, sáu câu hỏi
Sáu nhóm dưới đây không phải cách phân loại của riêng ai — chúng là cách tiền và hàng thật sự di chuyển:
| Hoạt động | Câu hỏi nó trả lời |
|---|---|
| Thu | Tiền vào từ đâu, của ai, cho việc gì |
| Chi | Tiền ra cho ai, vì việc gì, ai duyệt |
| Nhập | Hàng vào kho nào, bao nhiêu, ai nhận |
| Xuất | Hàng ra khỏi kho cho ai, theo lệnh nào |
| Mua | Cam kết mua với ai, giá nào, điều khoản gì |
| Bán | Cam kết bán cho ai, giá nào, bao giờ thu được tiền |
⚠️ Cặp Mua/Nhập và Bán/Xuất không trùng nhau. Mua là cam kết, Nhập là hàng về; giữa hai việc có thể là vài tuần, và đúng khoảng trống ấy là nơi công nợ phải trả sinh ra. Gộp chúng làm một là lý do phổ biến nhất khiến số công nợ trên sổ lệch với thực tế.
Thu và Chi cần gì?
Thu: phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, kèm căn cứ thu — hoá đơn bán hàng, hợp đồng, hoặc biên bản đối chiếu công nợ. Phiếu thu một mình chỉ nói có tiền vào; nó không nói tiền này thuộc khoản nào.
Chi: phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi, kèm căn cứ chi, và kèm dấu vết phê duyệt.
Phần hay thiếu nhất là dấu vết phê duyệt — không phải vì ai cố tình, mà vì việc duyệt thường diễn ra bằng lời hoặc bằng tin nhắn rồi không ai ghi lại. Đến lúc cần chứng minh khoản chi hợp lệ thì có tiền ra, có hoá đơn, nhưng không có ai đứng tên đã đồng ý.
Điều 16 Luật Kế toán liệt kê những nội dung bắt buộc trên một chứng từ: tên và số hiệu, ngày lập, tên và địa chỉ đơn vị lập và đơn vị nhận, nội dung nghiệp vụ, số lượng và số tiền ghi cả bằng số lẫn bằng chữ, chữ ký người có trách nhiệm. Thiếu một mục thì tờ giấy vẫn tồn tại, nhưng nó không còn là chứng từ kế toán.
Nhập và Xuất cần gì?
Nhập: phiếu nhập kho, kèm biên bản kiểm nghiệm nếu hàng cần kiểm, kèm chứng từ nguồn — hoá đơn nhà cung cấp hoặc phiếu xuất của bên giao.
Xuất: phiếu xuất kho kèm căn cứ xuất. Căn cứ mới là phần quyết định. Xuất để bán, xuất để sản xuất, xuất điều chuyển giữa hai kho, xuất do hỏng — bốn lý do dẫn tới bốn cách hạch toán khác nhau. Phiếu xuất không ghi lý do buộc kế toán phải đoán, và đoán sai thì giá vốn sai theo.
⚠️ Chỗ hay hỏng nhất ở hai hoạt động này không phải thiếu phiếu, mà là phiếu lập sau. Kho giao hàng trước, cuối tuần mới viết phiếu cho cả tuần. Suốt sáu ngày đó, số tồn trên sổ và số tồn trong kho lệch nhau, và không ai biết lệch bao nhiêu — nên người bán hàng vẫn nhận đơn cho một mặt hàng đã hết. Số tồn sai còn làm hỏng phép tính quan trọng nhất của kho: hàng nào đang chết vốn.
Mua và Bán cần gì?
Mua: đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, hoá đơn nhà cung cấp, biên bản nghiệm thu với dịch vụ. Ba thứ này lập nên hồ sơ của một khoản phải trả.
Bán: hợp đồng hoặc đơn hàng, hoá đơn bán ra, biên bản bàn giao hoặc xác nhận đã nhận hàng. Ba thứ này lập nên hồ sơ của một khoản phải thu.
Bộ hồ sơ của một khoản phải thu cũng là toàn bộ vũ khí khi khách trả muộn — xem quản công nợ phải thu từ lúc bán. Và nếu đang thuê kế toán dịch vụ, đây chính là bộ giấy tờ phải đưa họ mỗi tháng — đưa gì, nhận lại gì.
Điểm chung: cả hai bộ đều cần một chứng từ nói về cam kết và một chứng từ nói về việc đã thực hiện. Chỉ có hoá đơn thì chứng minh được nghĩa vụ thuế nhưng không chứng minh nghiệp vụ đã xảy ra thật; chỉ có biên bản giao nhận thì ngược lại.
Thiếu chứng từ thì mất gì?
Ba thứ, nặng dần:
- Số liệu quản trị sai — xảy ra ngay và ít ai gọi tên. Phiếu xuất chưa lập nghĩa là tồn kho trên màn hình cao hơn tồn thật.
- Chi phí bị loại khi quyết toán — một khoản chi có thật, phục vụ hoạt động thật, nhưng không đủ hồ sơ chứng minh thì vẫn có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. Mất tiền hai lần: mất khoản đã chi, và nộp thêm thuế trên phần bị loại.
- Mất thế trong tranh chấp — khi đối tác nói chưa nhận hàng, thứ duy nhất đứng về phía doanh nghiệp là biên bản có chữ ký.
⛔ Điểm chung của cả ba: thiệt hại đến muộn hơn nhiều so với lúc chứng từ bị bỏ sót. Nên không có phản hồi tự nhiên nào dạy đội ngũ rằng họ đang làm sai — và đó là lý do việc này phải được gác bằng quy trình, không bằng ý thức.
Lưu bao lâu?
Nghị định 174/2016/NĐ-CP chia ba mức: tối thiểu 5 năm với tài liệu phục vụ quản lý điều hành không trực tiếp ghi sổ, tối thiểu 10 năm với chứng từ kế toán trực tiếp ghi sổ và báo cáo tài chính, và vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu. Đây là thời hạn tối thiểu, không phải khuyến nghị.
Bắt đầu từ đâu?
Không bắt đầu bằng phần mềm. Bắt đầu bằng một bảng như bảng ở đầu bài, điền cho đúng doanh nghiệp mình: sáu hoạt động, mỗi hoạt động ghi bộ chứng từ tối thiểu, ai lập, ai duyệt, lưu ở đâu.
Bảng đó xong thì phần mềm mới có việc, và việc của nó gọn lại thành ba điều:
- Không cho ghi nhận nghiệp vụ khi thiếu chứng từ bắt buộc — chặn ở lúc nhập, không cảnh báo ở cuối kỳ;
- Gắn chứng từ vào nghiệp vụ, không gắn vào thư mục — tìm theo lần bán, không tìm theo tháng;
- Ghi lại ai lập, ai sửa, ai duyệt, lúc nào — để câu hỏi "ai đồng ý khoản chi này" luôn có câu trả lời. Xem thêm vết thao tác trong phần mềm quản trị.
Làm ngược thứ tự — mua phần mềm trước rồi mới nghĩ cần chứng từ gì — thì phần mềm chỉ số hoá đúng tình trạng lộn xộn đang có, nhanh hơn và đắt hơn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc lập đủ chứng từ cho mọi nghiệp vụ không?
Có. Luật Kế toán không phân biệt quy mô khi quy định nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lập chứng từ kế toán, và mỗi chứng từ phải có đủ những nội dung bắt buộc. Quy mô chỉ ảnh hưởng tới chế độ kế toán được áp dụng, không ảnh hưởng tới việc có phải lập chứng từ hay không.
Chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ giấy không?
Có, nếu bảo đảm đủ nội dung bắt buộc và bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin từ khi tạo lập tới khi lưu trữ. Điều quyết định không phải giấy hay điện tử, mà là có chứng minh được nội dung chưa bị sửa hay không.
Thiếu một chứng từ thì hậu quả cụ thể là gì?
Ba thứ theo mức nặng dần: số liệu quản trị sai ngay lập tức, chi phí có thật có thể bị loại khi quyết toán thuế nên doanh nghiệp mất tiền hai lần, và mất thế khi có tranh chấp với đối tác. Điểm chung là cả ba đều đến muộn hơn nhiều so với lúc chứng từ bị bỏ sót.
Nên bắt đầu số hoá hồ sơ chứng từ từ đâu?
Từ một bảng liệt kê sáu hoạt động, mỗi hoạt động ghi rõ bộ chứng từ tối thiểu, ai lập, ai duyệt và lưu ở đâu. Bảng đó xong thì phần mềm mới có việc để làm. Mua phần mềm trước rồi mới nghĩ cần chứng từ gì thì phần mềm chỉ số hoá đúng tình trạng lộn xộn đang có, nhanh hơn.
