Hàng tồn chết vốn: ba câu hỏi trước mỗi lần nhập hàng

25/08/2026·5 phút đọc·Đội ngũ vanhanhso

Vì sao hàng tồn không hiện trên báo cáo lãi lỗ?

Vì kế toán ghi hàng nhập về là tài sản, không phải chi phí. Chi phí chỉ vào sổ khi hàng được bán — đúng nguyên tắc, vì hàng còn đó thì chưa mất gì. Hệ quả là một doanh nghiệp nhập một tỷ hàng chưa bán vẫn có báo cáo lãi lỗ đẹp như tháng trước, trong khi tài khoản ngân hàng đã hụt một tỷ.

Người đọc báo cáo lãi lỗ vì thế không thấy hàng tồn. Người nhìn tài khoản ngân hàng thấy tiền hụt nhưng không biết tiền đi đâu. Và người mở cửa kho thì thấy hàng, nhưng không biết trong đó bao nhiêu là hàng đang chờ bán và bao nhiêu là hàng sẽ không bao giờ bán được. Ba người ba bức tranh, không bức nào đủ. Đây là một trong ba chỗ tiền biến mất mà sổ vẫn lãi — xem có lãi trên giấy mà hết tiền.

Ba câu hỏi trước mỗi lần nhập

Bán hết trong bao lâu? Không phải "có bán được không" — hàng gì cũng bán được ở giá nào đó. Câu hỏi là tốc độ: với nhịp bán hiện tại, lô này hết trong bao nhiêu tuần. Nếu câu trả lời dài hơn hạn thanh toán cho nhà cung cấp, bạn đang trả tiền cho hàng trước khi thu được tiền từ nó, và phần chênh lệch phải lấy từ đâu đó.

Vốn nằm bao nhiêu ngày? Số tiền của lô nhân với số tuần bán hết. Hai trăm triệu bán hết trong hai tuần là hai trăm triệu nằm hai tuần; hai trăm triệu bán hết trong hai mươi tuần là một khoản khác hẳn dù cùng số tiền. Câu này biến "nhập nhiều cho được giá" thành một phép tính thay vì một cảm giác.

Nếu không bán được thì mất gì? Hàng có hạn dùng mất hết. Hàng theo mùa mất phần lớn. Hàng bền mất tiền vốn nằm im cộng chỗ chứa. Câu hỏi này quyết định lô nhập có được phép sai không — hàng mất hết nếu ế thì nhập ít và nhập thường, hàng bền thì được nhập dài hơn.

Ba câu hỏi này không cần phần mềm. Chúng cần số bán trung bình mỗi tuần của từng mặt hàng, và con số ấy có trong sổ bán hàng nếu sổ bán hàng ghi theo mặt hàng.

Con số nào cho biết hàng đang chết vốn?

Số ngày tồn của từng mặt hàng: tồn hiện tại chia cho lượng bán trung bình mỗi ngày. Mặt hàng bán mười cái một tuần mà tồn hai trăm cái là 140 ngày — gần năm tháng vốn nằm im. Sắp toàn bộ mặt hàng theo con số này từ cao xuống thấp, và nhìn mười dòng đầu mỗi tuần.

Con số này quan trọng hơn tổng giá trị tồn kho vì nó chỉ đúng chỗ cần xử lý. Tổng tồn kho hai tỷ không nói gì; hai tỷ trong đó ba trăm triệu nằm ở năm mặt hàng trên 120 ngày là một danh sách việc phải làm. Nó cũng là thứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi tại chỗ mới cho ra được — phiếu viết bù cuối tuần thì số tồn sai suốt sáu ngày, và số ngày tồn tính trên số tồn sai là vô nghĩa.

Xử lý hàng đã chết vốn thế nào?

Đổi thành tiền, càng sớm càng ít mất. Hàng nằm 150 ngày không tự nhiên bán được ở tháng thứ sáu; nó chỉ bán được khi giá đổi hoặc kênh đổi. Giảm giá, gói kèm mặt hàng bán chạy, chuyển sang kênh khác, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu thoả thuận cho phép — theo thứ tự đó, và làm ngay khi mặt hàng vượt ngưỡng số ngày tồn mình đã định, không đợi "xem thêm một tháng".

Điều khó ở bước này không phải kỹ thuật mà là tâm lý: giảm giá một lô hàng là thừa nhận lần nhập đó sai, và người quyết định nhập thường là chủ. Nên ngưỡng số ngày tồn cần được định trước — ví dụ 90 ngày với hàng bền, 30 ngày với hàng mùa — để việc xử lý là một luật, không phải một quyết định phải đấu tranh mỗi lần.

Phiếu nhập, phiếu xuất liên quan gì tới chuyện này?

Liên quan trực tiếp: mọi con số ở trên đều tính từ số tồn, và số tồn chỉ đúng khi phiếu nhập, phiếu xuất được lập lúc hàng di chuyển, không phải cuối tuần. Kho giao hàng trước rồi viết phiếu cho cả tuần vào thứ Bảy nghĩa là suốt sáu ngày số tồn trên sổ cao hơn số tồn thật, người bán nhận đơn cho hàng đã hết, và số ngày tồn tính ra thấp hơn thực tế — hàng đang chết vốn mà bảng bảo vẫn ổn.

Luật Kế toán yêu cầu lập chứng từ cho nghiệp vụ phát sinh và kiểm kê tài sản theo kỳ; Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định thời hạn lưu trữ. Với kho, tuân thủ hai điều đó và quản trị tốt là cùng một việc: phiếu lập đúng lúc và đếm kho định kỳ. Bộ chứng từ đầy đủ cho Nhập và Xuất nằm ở bài sáu hoạt động tài chính.